Poslovanje preduzeća u velikoj meri je obuhvaćeno donošenjem odluka, aktivnim sastancima, ali često i obimnom administracijom. Dok su se nekada beleženje događaja u računovodstvu, finansijski tokovi i brojni postupci zasnivali na velikom broju fizički popunjavanih papira, danas se u najvećoj meri knjige i druge evidencije vode u elektronskom obliku uz pomoć softverskog programa.
Dnevnik i glavna knjiga jedan su od osnovnih elemenata evidentiranja u delatnostima, za svaki biznis u skladu sa obimom prometa i mesečnim plaćanjem poreza, i intenzitetom poslovnih aktivnosti. Veliki broj kompanija angažuju knjigovodstvene agencije ili stvaraju sektore, kao organizacione jedinice za bavljenje finansijama i računovodstvom, za ažurnost i tačnost evidencije u svakom trenutku.
Evidencija koja je zakonska obaveza preduzeća
Osnovni pravni akt kao što je Zakon o računovodstvu, ali i profesionalna regulativa poput Međunarodnih računovodstvenih standarda, kontinuirano i sa inovacijama uređuje oblast vođenja knjiga i poslovnih evidencija. Glavna knjiga u kombinaciji sa dnevnikom predstavlja evidenciju u kojoj se unose svi poslovni događaji – promene, u skladu sa pravilima knjiženja aktive, pasive, rashoda i prihoda. Podrazumeva se da je evidentiranje potpuno tačno, zakonski zasnovano, ažurno i prema traženim podacima u kolonama „duguje“ i „potražuje“.
U glavnu knjigu unose se samo novčane sume na tačnu poziciju u vezi sa kojom je poslovni događaj nastao – tekući račun, blagajnu, dobavljače, kupce, robu, materijal, osnovna sredstva i mnoge druge. Detaljniji podaci o pozicijama koje se knjiže na strane „duguje“ i „potražuje“ uz opis promene, unose se u dnevnik i analitičke, odnosno pojedinačne evidencije. Glavna knjiga je zbirna evidencija, odnosno sintetička i svi iznosi se unose u zbirnoj vrednosti na jasno definisanu poziciju i stranu knjiženja.
Ažurno i blagovremeno izveštavanje o promenama i stanju konta
Glavna knjiga se drugačije naziva sintetičkom ili zbirnom evidencijom, kao i kontima. Efikasno pruža uvid u stanje sredstava i izvora sredstava svakodnevno, u skladu sa evidentiranim poslovnim promenama koje se odnose na tačno definisanu poziciju. Ukoliko je potrebno ispratiti stanje sredstava na tekućem računu, zatim nivo obaveza prema dobavljačima ili potraživanja od kupaca u zemlji ili inostranstvu, glavna knjiga obezbeđuje uvid na svakom „T“ kontu pojedinačno. Naime, odvojene pozicije na kontima su svaka od navedenih, dok se promet i stanje prikazuje zbirno, u smislu ukupnog iznosa na primer na tekućem računu, ili obaveza i potraživanja.
Uz program na računaru moguće je brzo i lako dobiti uvid u stanje imovine – zgrada i drugih objekata, mašina i opreme, zatim uređaja, transportnih sredstava, zemljišta i tako redom. Pored toga, prati se nivo zaliha materijala ili robe, novčanih sredstava, hartija od vrednosti i brojnih drugih pozicija. Glavna knjiga je vrlo funkcionalna za svako preduzeće i pored toga što se vodi u skladu sa zakonom, olakšava praćenje finansija i donošenje svih poslovnih odluka. Takođe, uvek se može ustanoviti koliko je neko sredstvo vredelo prilikom kupovine, kakvim intenzitetom se troši i koliko se još može koristiti.
Evidencija koja daje uvid u zbirni promet i stanje svih pozicija, odnosno konta jeste glavna knjiga, koja se vodi uz dnevnik i analitičke knjige poslovnih sredstava, kupaca i dobavljača. Veoma je pregledna, bilo da je u pitanju štampani ili elektronski format u bilo kojem softverskom programu. Pruža ažurne informacije u svakom trenutku o celokupnoj imovini, obavezama i kapitalu, što je značajno za donošenje odluka i planiranje budućih tokova u preduzeću.
